Gestion des Instances & des affiliations

Créez la structure de votre fédération

Heva s’adapte à la structure de votre fédération. Le paramétrage initial permet de retranscrire dans le logiciel votre organisation hiérarchique.
Souvent pyramidale, la relation entre la fédération, les ligues, les comités, les pôles de performances et les clubs est modifiable pour correspondre exactement à votre situation.

Personnalisez votre organisation

A chaque niveau organisationnel, il est possible d’ajouter des informations concernant la gestion de disciplines pratiquées et le niveau d’implication dans le processus de gestion des affiliations et des licences.

Pour chaque niveau de structure, Heva permet de définir également les différents droits d’accès et les périmètres fonctionnels différenciés en fonction des types de profils de connexion :
« Fédération », « Ligues », « comités », « Clubs » ou des profils sur-mesure.

Disposez d’un Extranet fédéral

Vous retrouvez dans Heva les annuaires de tous les clubs, comités, ligues filtrés en fonction des droits d’accès. Toutes les structures ont une fiche signalétique détaillant toutes les informations importantes et nécessaires.

Gérez les affiliations de vos clubs

Grâce au module de gestion des affiliations d’Heva, vous allez pouvoir automatiquement lancer votre campagne d’affiliation annuelle à destination des clubs et suivre son évolution en temps réel. Le module de communication intégrer, vous permet, comme pour un extranet classique de relancer et de communiquer simplement avec les clubs

Gestion des licences & des licenciés

Gérez votre base de licenciés

Vous gérez dans la base de données des licenciés toutes les informations personnelles classiques (Nom, Prénom, Age, Coordonnées) et l’historique millésimé de ses prises de licences et des options dont il dispose par saison.
En fonction des modules activés, vous retrouvez également, les brevets obtenus, les résultats,le classement, ainsi que les grades de formation acquis.

Simplifiez votre communication avec les licenciés et soyez plus performant en ciblant les campagnes. Grâce à la gestion des licenciés d’Heva, vous allez simplement préparer et segmenter vos communications par e-mails ou SMS.

Contrôlez les cohérences des informations

Le logiciel Heva Contrôle automatiquement pour vous la cohérence des informations d’un dossier de commande de licence dès la saisie dans le club.
Par exemple, la catégorie d’âge sélectionnée est vérifiée en fonction de la date de naissance du licencié.

Gérez la grille tarifaire de vos licences par saison

Vous gérez la grille tarifaire de vos licences par saison en fonction des catégories d’âge (poussins, Benjamins, minimes, ect…) et des catégories de licences (Amateur, Dirigeant Non pratiquant, Dirigeant Pratiquant, etc…).
Tous les ans lors du renouvellement des licences, il suffit de dupliquer les grilles précédentes et d’y apporter les modifications de prix ou de catégories validées par le bureau fédéral.

Définissez le type et le workflow de vos commandes de licences

Vous définissez toutes les typologies de commandes nécessaires : une nouvelle licence, un renouvellement, une mutation ou une extension.

Vous optimisez votre process de commande de licences en paramétrant les ou les workflow de validation entre la fédération et les clubs, en intégrant l’intervention éventuelle de structure de niveaux intermédiaires comme les ligues ou les comités.

Le workflow le plus simple est le suivant :

Le club :
- Saisit ses demandes de licences
- Valide sa commande (une ou plusieurs licences par commande)
La fédération
- Réceptionne la commande,
- Vérifie le paiement
- Génère les licences commandées

Gestion de la facturation & exports comptables

Offrez de la visibilité aux clubs lors de la prise de licence

Chaque club dispose d’un panier de commande de licence, à chaque nouvelle saisie le montant à régler est calculé automatiquement, le club sait donc exactement combien il va devoir régler. C’est le club qui va choisir de valider son panier pour lancer sa commande.

Simplifiez vos relations avec votre cabinet comptable

Toutes les factures générées par Heva peuvent être exportées dans un fichier excel adapté pour la comptabilité. Grâce au module d’import comptable d’Heva, il est également possible de générer des fichiers complètement formatés et prêt à être importés dans tous les outils classiques utilisés par les cabinets comptables

Gérez facilement le suivi des règlements des commandes de licences

Grâce au module de facturation d’Heva, vous disposez du suivi des paiements et de la gestion des relances pour les impayés.

Bénéficiez de la facturation automatique et dématérialisée

Dès sa commande validée, le club va recevoir sa facture électronique, la fédération n’a plus besoin d’envoyer les factures papier.

Exports & Statistiques

Suivez l’évolution de vos licences

Grâce aux statistiques d’Heva, vous allez pouvoir comparer l’évolution de votre nombre de licenciés par saison et faire une segmentation par type de licence.

Bénéficiez d’une segmentation précise de votre base de licenciés

Les statistiques vous permettrons d’afficher vos données au niveau de la fédération, des ligues ou des clubs en fonction des catégories d’âges, des types de licences ou des types de pratiques.

Les modules complémentaires et les API

Connecter d’autres outils à Heva grâce à l’API

Vous avez choisi le module de gestion de licence et des licenciés d’Heva, mais vous avez déjà un autre outil pour gérer un sujet connexe ?

Heva dispose d’API permettant à tous les logiciels de pouvoir s’intégrer

Par exemple, pour la gestion des ventes et des encaissements des licences pour les clubs, nous avons un partenariat à la solution E-cotiz et nous intégrons nos solutions grâce aux API d’Heva.

Connecter des modules Heva à une autre solution

Vous n’avez pas le module de gestion des licences et des licenciés d’Heva, mais vous souhaitez utiliser l’un de ses modules complémentaires ?

Tous les modules complémentaires d’Heva sont autonomes, ils peuvent fonctionner sans le module de gestion de licences et ils peuvent s’intégrer avec tous les outils qui disposent d’une API.

Autour de l’outil de gestion des licences et des licenciés

Votre logiciel de gestion des licences et des licenciés est central dans votre fédération, c’est le centre de l’écosystème informatique.

Autour de ce cœur, il existe souvent des besoins et des outils informatiques permettant de gérer des sujets connexes. L’objectif des systèmes d’informations et du marketing est alors de faire communiquer ces outils avec la base des licenciés pour l’enrichir de nouvelles informations qui permettront d’être plus efficace.

Parmi les outils classiques gravitant autour de la base des licenciés nous avons généralement :

Les gestions des compétitions
La gestion des classements
La gestion des grades et des brevets
La gestion des arbitres
La gestion des abonnements au magazine fédéral

Tous les modules complémentaires du logiciel Heva s’intègre évidement nativement avec le module de gestion des licenciés et des licences

Un logiciel fédéral de licences sur-mesure et adaptée

Gérez votre base de licenciés par discipline sportive, la gestion de licences de votre fédération sportive, des instances fédérales, des affiliations des clubs par saison, des compétitions, les formations et les passages de grades ou de brevets. Heva évolue au rythme de vos problématiques.

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